茶谷産業さま
業務のお手間を減らすご提案

ひとことで言うと

お料理にたとえます。

レシピ（＝仕事の手順）は一切変えません。変えるのは下ごしらえだけです。皮をむく、量を計る、材料を並べる。そういう「手を動かすだけの作業」を機械にやってもらいます。

味付けや火加減──つまり判断は、今までどおり人が行います。

今回の仕組みには、次の5つの「役」が登場します。難しい名前がついていますが、役割はとても単純です。

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見積書も引合書も、実際にはFAXや郵送で届くことがあると伺いました。3つの経路すべてに対応します。

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今のフロー図が、どう変わるのか

いただいた業務フロー図の箱（工程）を、ひとつも減らさずにそのまま並べています。色だけが変わります。

色は「その工程で人の手間がどう変わるか」を表しています。

お手間を減らせそうな作業　52件

いただいた業務フロー図と、商談でお伺いした内容から洗い出したものです。すべて「工程は残したまま、その中の作業を軽くする」ものです。

金額はおおよその目安です。内容が固まった段階で正式なお見積りをお出しします。

金額の見方

すでに導入されているナレフルチャットで対応できます。追加の費用はかかりません。

今お使いの「ナレフルチャット」は活かせます

ただし、今回ご提案する仕組みの代わりにはなりません。役割がまったく違うためです。

どちらが良い・悪いという話ではなく、お互いに足りないところを補い合う関係です。

① 社内でAIを使う下地がすでにできている　― これが一番大きいです

すでに社内でAIを使う話が通っています。ですので「そもそもAIを社内で使ってよいのか」という議論を、一からやり直す必要がありません。今回のご提案も、同じ考え方の延長線上でご説明できます。

② 翻訳と海外支店とのやりとりは、新しく作らなくてよい

商談で挙がった「翻訳AI」「海外支店とのメッセージ」は、まさにナレフルチャットが得意とする使い方です。

→ その分の開発費がかかりません。浮いた分を、書類の突き合わせや審査の下ごしらえに回せます。

③ 「調べもの用」の情報をナレフルチャットに集める

該非判定書、社内マニュアル、過去の審査事例をナレフルチャットに読み込ませておけば、担当の方が「あの型番の該非判定どうだったっけ」と聞けるようになります。

→ 自動で流す処理は今回の仕組み、人が調べるものはナレフルチャット、と役割を分けるのがきれいです。

ナレフルチャットでできること（公式サイトより）

例① 取引審査のお手伝い

一次審査・二次審査・出荷前審査は、3回とも今までどおり行っていただきます。

変わるのは、担当の方が「リストを1件ずつ引いて確かめる」時間です。その時間を、用意された候補が本当に該当するかどうかを見極めることに使っていただけるようになります。

例② 見積回答の集約

見積を依頼する → 回答をいただく → 見比べる → お客様にご回答する。この流れは変わりません。

なくなるのは、見積書を見ながら比較表に1社ずつ手で打ち込む作業だけです。

安全性について

社内で必ず出るご質問だと思います。先に整理した資料をご用意します。

「n8nのセキュリティ確認を実施しました」という形でまとめておくと、規程のご確認がスムーズに進みます。

ご用意する資料の項目（案）

① n8n をどこに置き、誰がアクセスできるか
② データがどこを通って、どこに残るかの図
③ 保管場所の一覧と、保存する期間
④ 外部のAIに送る情報の範囲と、伏せる項目の方針
⑤ 「学習に使わない」設定のご契約状況（ナレフルチャット分と合わせて記載）
⑥ 作業記録の保存と、監査への対応方法

用語のかんたん解説

この資料に出てくる言葉を、身近なものにたとえてご説明します。ここを読んでいただければ、他のページも分かるようになっています。

n8n（エヌエイトエヌ）

いくつかの道具を順番につなぐための仕組みです。「メールが届いたら → 中身を読んで → 表に書いて → チャットで知らせる」という一連の流れを作ります。

工場のベルトコンベアだと思ってください。物を作るわけではなく、次の工程へ運ぶ役です。中に物を溜めることはありません。

AI（今回使うもの）

書類を読んで、必要なところを書き出してくれるものです。人が読むのと同じように、FAXのかすれた文字も読めます。

「この書類から、会社名と金額と納期を抜き出して」とお願いすると、やってくれる新人さんのイメージです。ただし絶対に間違えないわけではないので、確認は必要です。

スプレッドシート

Googleが提供しているエクセルとほぼ同じものです。違いは、複数の人が同時に開けて、常に最新の状態が共有されることです。

API（エーピーアイ）

システム同士がデータをやり取りするための窓口のことです。

建物の「受け渡し口」だと思ってください。窓口があれば荷物を直接渡せますが、窓口がないシステムもあります。その場合は次の「画面操作」の方法を使います。

画面操作による自動化（RPA・Playwright）

受け渡し口（API）がないシステムに対して、人がマウスとキーボードで操作するのと同じことを、機械にやらせる方法です。

画面を見て、欄をクリックして、文字を打ち込んで、登録ボタンを押す。これを機械が代わりにやります。システム側を改修しなくてよいのが利点ですが、画面のデザインが変わると止まってしまうのが弱点です。

OCR（オーシーアール）／文字の読み取り

紙やFAXの画像から、文字を読み取る技術です。

昔からある技術ですが、手書きは6割程度しか読めませんでした。AIを使う今の方法では9割以上読めるようになっています。

RAG（ラグ）

AIに社内の資料を読み込ませておいて、それをもとに答えさせる機能です。ナレフルチャットにもこの機能があります。

AIに社内マニュアルを渡しておくと、「この場合どうするんだっけ」と聞いたときに、マニュアルの内容で答えてくれます。

ラベル

メールに付ける目印です。「引合」「見積回答」といった目印を付けておくと、仕組みがそれを見つけて処理を始めます。

受信時に自動で付ける設定にできますので、担当の方が毎回手で付ける必要はありません。

下書きまで／送信はしない

この資料で何度も出てくる言い方です。機械はメールの文面を作るところまでで、送信ボタンは押しません。

担当の方が中身を確認し、必要なら直してから、ご自身で送信していただきます。意図しないメールが勝手に送られることはありません。

伴走支援（月額でのご契約）

1件ずつ発注するのではなく、月額でコンサルタントとエンジニアが継続して関わる契約の形です。

やることが多く、優先順位も途中で変わりそうな場合に向いています。今回のように候補が52件ある場合は、こちらのほうが進めやすいことが多いです。